Rechnung, Anforderungen

Zusammenfassung

Die Anforderungen an den Unternehmer an die Ausstellung einer Rechnung für ausgeführte Leistungen sind vielfältig und mitunter recht kleinteilig, das gilt insbesondere für die Rechnungspflichtangaben. Vielfach müssen die Voraussetzungen für die Rechnungspflichtangaben unter den Umständen des Einzelfalles entschieden werden. Der Beitrag gibt einen Überblick über die zu erfüllenden Anforderungen und zeigt auf, wo die Rechtsprechung von der Auffassung der Finanzverwaltung abweicht. Der Beitrag fasst die Anforderungen zusammen, weist auf Divergenzen von Rechtsprechung und Verwaltung hin und zeigt, welche Rechte der Unternehmer auf Ausstellung einer berichtigten Rechnung hat. Die Buchungshinweise verdeutlichen den Umgang mit fehlerhaften und berichtigten Rechnungen.

1. Welche Konten werden im SKR 03 oder 04 benötigt?

1.1 SKR 03

1.2 SKR 04

2. Rechtsgrundlagen

3. Wie wird kontiert?

3.1 Grundsätzliche Hinweise zu den Rechnungsanforderungen

3.1.1 Rechnungsbegriff und innerbetriebliches Kontrollverfahren

Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird, z. B. als Abrechnung, Quittung, Kassenausdruck, Honorar- oder Kostennote. Auch ein Vertrag kann eine Rechnung sein, wenn er alle geforderten Pflichtangaben enthält. Keine Rechnungen sind jedoch Lieferscheine oder Mahnschreiben.

Rechnungen können auf Papier oder bei Einvernehmen auf elektronischem Wege übermittelt werden. Es muss nach § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG sichergestellt sein, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.

• Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.

• Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

• Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist; Rechnungsdaten, die per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten oder anderen strukturierten elektronischen Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung.

Wie der Unternehmer diese Vorgaben erfüllt, bleibt ihm selbst überlassen. Dies kann durch jedes mögliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung schafft. Das unternehmensinterne Kontrollverfahren ist ein Verfahren, um zu prüfen, ob die in der Rechnung genannten Angaben den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen. Es ist eine Schlüssigkeitsprüfung. Diese Prüfung kann z. B. gewährleistet werden durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen, z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg.

3.1.2 Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung

Der Unternehmer hat grundsätzlich die Berechtigung eine Rechnung auszustellen. Aus dieser Berechtigung wird nach § 14 Abs. 2 UStG in folgenden Fällen eine Ausstellungsverpflichtung:

• Nach § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG ist der Unternehmer bei Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück in allen Fällen verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Diese Verpflichtung gilt auch für Umsätze an Privatpersonen. Umfangreiche Hinweise zum Tatbestandsmerkmal „Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück“ enthält der Abschnitt 14.2 UStAE. Unter diese Regelung fallen z. B. nicht die Lieferung von Baumaterialien oder Rechtsberatungen in Grundstücksangelegenheiten. Auch steuerpflichtige Vermietungsleistungen sind davon ausgenommen.

• Nach § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 UStG ist der Unternehmer bei Ausführung von Lieferungen oder sonstigen Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, grundsätzlich verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Die Verpflichtung zur Rechnungserteilung entfällt dann, wenn die Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG steuerfrei sind. Die Verpflichtung beschränkt sich demnach auf steuerpflichtige Umsätze und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG. Unberührt bleiben die in § 14a UStG genannten besonderen Ausstellungsverpflichtungen.

Verstößt der Unternehmer gegen diese Rechnungsaustellungsverpflichtung droht ihm nach § 26a Abs. 1 Nr. 1 in Verbindung mit Abs. 2 UStG eine Geldbuße von bis zu 5.000 €. Dies gilt auch dann, wenn die Rechnung verspätet ausgestellt wird.

3.2 Rechnungspflichtangaben

3.2.1 Allgemeines

§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG enthält die Regelung über die Pflichtangaben in der Rechnung. Hiernach muss die Rechnung folgende Angaben enthalten:

Musterrechnung:

Abb. 1: Muster einer ordnungsgemäßen Rechnung

Weitere Hinweise zu den Angaben und zur Berichtigung von Rechnungen enthalten die §§ 31 – 34 UStDV. Die Auslegung dieser gesetzlichen Pflichtangaben in der Rechnung durch die Finanzverwaltung sind im Abschnitt 14.5 UStAE enthalten.